Email aláírás – így készíthetsz profi céges aláírást

Ha már van saját vállalkozásod, akkor minden bizonnyal ’céges’ email címmel is rendelkezel, amin keresztül kommunikálsz a munkatársakkal, ügyfelekkel, partnerekkel. Mind a mai napig az egyik legelterjedtebb marketing és kommunikációs eszköz az elektronikus levél/hírlevél küldés, aminek fontos része a céges email aláírás is.

A vállalkozás egységes megjelenésének kialakításába bele tartoznak az olyan elemek is, mint az email aláírás, névjegykártya, számla sablonok, hirdetési kreatívok, nyomtatványok, és még sorolhatnám. Ezek kialakítása során érdemes az egységes arculati elemeket követni és megjeleníteni, hogy a vállalkozásod minden téren egységességet, pozitív összehatást sugározzon. Így kialakíthatod vállalkozásod identitását.

Az email aláírásra tekinthetsz úgy is, mint a virtuális névjegykártyádra, amit nap, mint nap nagy tömegek számára juttatsz el a leveleiddel. Éppen ezért fontos, hogy erre is hangsúlyt fektess és rendelkezz egyedi ’céges’ email aláírással, amivel a vállalkozásod profizmusát is tükrözheted.

További érvek az egyedi céges email aláírás mellett:

• Segíti a márkád/vállalkozásod felismerését – ugyanis az aláírásodban elhelyezhetsz logót/arculati színeket/bannert/közösségi média elérhetőségeket stb. – sokkal hamarabb beazonosítanak így az ügyfeleid majd
• Az elhelyezett közösségi média linkekkel/bannerekkel felhívhatod a figyelmet további csatornákra/akciókra – ha van valamilyen akciód (pl. Valentin napi kedvezményed, leárazásod), akkor azt is megjelenítheted aláírásodban, így felhívhatod a figyelmet rá, szerezhetsz plusz érdeklődőket, vásárlókat. Ünnepi jókívánságokat is megjeleníthetsz, ami személyesebb élményt nyújt!
• Az email aláírásodban egy helyen feltüntethetsz fontos kapcsolati elérhetőségeket, így minden egy helyen van – nem kell a későbbiekben keresgélnie az ügyfelednek az adatokat
• A látványos és egyedi aláírás professzionalizmust tükröz

Ebben a bejegyzésben mutatok neked két olyan oldalt is, amik segítségével a legapróbb részletekig (hivatkozások, bannerek, színek, betűtípusok stb.) megalkothatod a saját céges email aláírásodat – és a legjobb benne, hogy INGYENES.

Kezdjük is el!

Mit tartalmazhat az email aláírás?

Ezeket az elemeket helyezheted el az aláírásodba, hogy igazán profi legyen:

• Teljes neved: ki küldte az emailt, kire lehet a későbbiekben hivatkozni
• Beosztásod/munkaköröd/területed: alkalmazottként/vállalatot képviselő személyként az adott munkakört érdemes feltüntetni, ha pedig egyéni vállalkozó vagy, akkor azt a szakterületet, amelyet képviselsz
• Telefonszámod: ha telefonon keresztül is el lehet téged érni, akkor azt mindenképpen tüntesd fel – vállalkozásként eltérő lehet, hogy megadunk-e telefonos elérhetőséget, vagy csak emailben történő kommunikációt folytatsz. Ha van több telefonszámod is, akkor azokat is tüntesd fel, de legalább 1-et közülük
• Email címed: ez elég gyorsan kideríthető, mivel erről küldöd az üzenetedet, azonban érdemes feltüntetni ezt is, hogy minden elérhetőséged egy helyen szerepeljen
• Weboldalad: ha rendelkezel saját weboldallal helyezd el annak elérhetőségét is, így az emailed megnyitását követően az oldaladra is terelhetsz plusz forgalmat
• Közösségi média profilok: Facebook/Instagram/YouTube/Twitter stb. fiókjaid elérhetőségét, linkjét is helyezd el. Lehetőség szerint olyan profilokat/fiókokat tegyél linkelhetővé, amelyekkel foglalkozol – tehát friss, releváns tartalmakkal látod el.
•  Arckép: Ha megfigyeled a legtöbb email aláírsában szerepel egy kép a levél írójától, ez segít abban, hogy a nevet egy archoz kösd ezzel személyesebbé válik a levelezés és növeli a bizalmat
• Vállalkozás/cég elérhetősége: tüntesd fel az üzlethelyiséged, központod elérhetőségét, amennyiben ott az érdeklődők is felkereshetnek téged/vállalkozásodat. Nyitvatartási időt szintén kiírhatsz, így ezt sem kell külön kikeresnie, megkérdeznie az ügyfelednek, érdeklődőnek.
• Logó: A vállalkozás/márka beazonosításához, ismertségéhez elengedhetetlen – a logó segítségével sokkal könnyebben azonosítanak be egy-egy vállalkozást az emberek
• Mottó/idézet: Az idézet/mottó szintén segít a vállalkozás/márka beazonosításában, így, ha rendelkezel ilyennel tüntesd fel az aláírásodban

Vállalkozásfüggő, hogy a felsorolt elemek közül melyikkel rendelkezel, illetve melyiket szeretnéd feltüntetni. Például, ha nincs telefonos elérhetőséged, mert online ügyintézés történik, akkor ezt a részt kihagyhatod.

Nem kell mindent felhalmozni a listából, nem az a cél, hogy önéletrajz hosszúságú legyen az aláírásod! Legyen átlátható és könnyen értelmezhető!

Nézd át a listát, mi az, ami a te esetedben releváns és azt helyezd el!

Hogyan készítheted el saját email aláírásodat?

Az alábbiakban bemutatok két olyan ingyenes felületet is, ahol elkészítheted saját arculatodhoz illően az email aláírásodat. Az útmutatókban arra is kitérek, hogy hogyan tudod akár saját magad beállítani a levelező fiókodba a már elkészített aláírást.

Ne aggódj nem lesz bonyolult!

Mail Signatures segítségével:

A Mail signatures felületén több, mint 50 féle email aláírás sablon közül választhatsz – általában a nagyobb ünnepek alkalmával az adott ünnepre szabottan is megjelennek különféle dizájnú aláírások. Így nemcsak a ’hétköznapokra’, de különleges eseményekre is készíthetsz egyedi aláírást.

Ezt a blogbejegyzést például éppen Valentin-nap előtt készítem, így, amikor a Mail signatures oldalát megnyitottam az első sablonok között az ünnepre jellemző színekkel, motívumokkal ellátott aláírás mintákat találtam.

1. lépés: Nyisd meg az oldalt (az oldal és a kezelőfelület is angol nyelvű), majd a bal oldalon lévő listából válaszd ki az általad használt levelező rendszert, ahol szeretnéd majd megjeleníteni az aláírást. Én a példa kedvéért most a Gmailt választottam ki. Ez azért fontos, mert a különböző levelezőrendszerek esetében más-más módon tudod majd beilleszteni az aláírásodat.

2. lépés: Válaszd ki a jobb oldalon, középen megjelenő listából azt az aláírás sablont, amelyik neked a legjobban tetszik. Számos elrendezés típus közül választhatsz, vannak összetettebbek és vannak egyszerűbbek is. A nyilak segítségével mozoghatsz a sablonok között és ha valamelyik megtetszik kattints rá képre, így lentebb nagyobb méretben is megtekintheted.

3. lépés: Ha megtaláltad a tökéletes sablont, akkor a bal oldalonlátható ’blokkok’ következnek.  Ezeket a blokkokat lenyitva további lehetőségeket kínál fel az oldal, ahol még egyedibb beállításokat végezhetsz el.

Ezekre lesz lehetőséged: ’Personal data=személyes adatok’, ’Company data=vállalkozás adatai’, ’Graphics=grafikai részek – logó, banner’, ’Disclaimer text=jogi/bizalmas információkra vonatkozó üzenetrészek’, ’Style=stílus-színek, betűtípusok, stb’ és a ’Social Media Links=közösségi média linkek’.

4. lépés: A ’Graphics’ részhez érve fogod tudni beilleszteni a saját logódat banneredet az alapértelmezetten megjelenő grafikák helyére. Azt is láthatod ezen a részen, hogy mekkora méretben ajánlott feltölteni a grafikát, hogy az a kiválasztott sablonhoz illeszkedjen.

A logó és a banner feltöltésének folyamatáról ezen az oldalon találsz útmutatót.

Ha helyesen követed az útmutató leírását, akkor ehhez hasonlóan készítheted el az aláírásodat:

5. lépés: Ha szeretnéd, hogy a későbbiekben is automatikusan megjelenjenek a beírt adataid (mert például később más sablont használnál), akkor pipáld ki a ’Remember my details’ részt. Így, ha legközelebb is felkeresed az oldalt nem kell mindent beállítást, feltöltést elölről kezdeni, mert automatikusan kitölti majd Neked az oldal.

Ez egy hasznos és praktikus funkció, ami időt spórol neked, én mindenképpen ajánlom, hogy jelöld be ezt a részt.

Ezt követően kattints az ’Apply your signature’ gombra.

6. lépés: Itt látni fogsz egy szöveges útmutatót is angolul, hogy hogyan tudod beilleszteni az elkészült aláírást a Gmail fiókodban.

Az alábbi lépéseket kell követned:

• Kattints a ’copy’ feliratra az aláírás másolásához. Lépj be a Gmail fiókodba majd kattints a jobb felső sarokban található fogaskerékre és válaszd ki az ’összes beállítás megtekintése részt’
• A megjelenő oldalon görgess le egészen az ’Aláírás’ részig – ha még nincs beállítva aláírásod akkor az ’Új létrehozásra’ gombra kattints – majd illeszd be jobb egérgomb ’beillesztés’ vagy a Ctrl+V billentyű kombinációval az aláírást. Ha beillesztetted itt még mindig tudsz módosítani az elrendezésen, betűtípuson, színeken, ha szeretnél. Azt is beállíthatod, hogy hol és hogyan jelenjen meg az aláírásod új levél írásakor, illetve válaszadáskor. Ha már volt korábban email aláírásod és azt szeretnéd most az újonnan elkészítettre cserélni, akkor csak töröld ki a korábbi aláírást és illeszd be a helyére az újat, a fentebb leírtak szerint

7. lépés: Ezennel készen is vagy az email aláírásoddal, teszteld le, küldj néhány próba üzenetet, hogy hogyan is néz ki élesben. Ha valami hiányzik vagy változtatnál nyugodtan módosíts, vagy választhatsz egy másik sablont is – a folyamatot ugyanígy végre tudod hajtani.

Hubspot segítségével:

A Hubspot felületén 6 különböző sablon áll rendelkezésre, amelyeket igény szerint testre szabhatsz. A kezelőfelület és az oldal szintén angol nyelvű, de az előzőhöz nagyon hasonló lépéseket kell követned itt is.

1. lépés: Nyisd meg az oldalt, bal oldalon láthatod a kezelőfelületet és a 4 fő blokkot, amikre kattintva szépen sorban elvégezheted a beállításokat (sablon kiválasztása, adatok megadása, színek/betűtípus kiválasztása, kép/logó hozzáadása).

Válaszd ki az első résznél a 6 különböző megjelenésű sablon közül azt, amelyik számodra a legszimpatikusabb.

2. lépés: Lépj tovább a következő blokkra és add meg a vállalkozás adatait, a weboldalad és a közösségi média profiljaid linkjeit. Majd, ha ezzel is megvagy állítsd be az arculatodhoz illő színeket és betűtípust a következő blokkra kattintva.

3. lépés: Az utolsó blokknál lesz lehetőséged feltölteni a képeket (magadról, a vállalkozásod logójáról, a bannerről). Beállíthatsz CTA (cselekvésre ösztönző) gombot is, amire kattintva átirányíthatod az érdeklődőt az aktuális akciódat/kedvezményedet bemutató oldalra – így még több forgalmat irányíthatsz aktuális kampányodra.

4. lépés: Miután végeztél minden beállítással, kattints a ’Create signature’ gombra – a megjelenő kérdések megválaszolását követően kattints a ’Confirm&submit’ feliratra. Ezt követően pedig már ki is választhatod, hogy melyik levelezőrendszerhez szeretnéd használni az elkészült email aláírást és annak megfelelően láthatsz útmutatót a beállításra vonatkozóan.

Ha például Gmail fiókhoz szeretnéd beállítani, akkor a ’Copy signature’ részre kattintás után a korábban megírtak alapján csak illeszd be az aláírásodat a megfelelő részhez.

Összefoglalás:

Ennek a két oldalnak a segítségével könnyedén beállíthatsz profihoz illő email aláírást, amit bármikor módosíthatsz, alakíthatsz a későbbiekben is. Alakíthatod ünnepnek megfelelően és elhelyezhetsz még egy plusz jó kívánságokat tartalmazó sort is, így még személyesebbé téve a kommunikációdat.

Sokkal látványosabb és figyelemfelkeltőbb egy ilyen céges aláírás, mintha csak szövegesen jelennének meg rólad és a vállalkozásodról az adatok. Használd ki az email aláírásban rejlő lehetőségeket!

Tetszett a bejegyzés? Oszd meg ismerőseiddel is!

További hasznos tartalomért látogass el ide.

Kövesd a Webtervezde híreit, mindennapjait Facebookon és Instagramon is!