Vállalkozóként ma már elképzelhetetlen, hogy ne legyünk jelen az online térben egy saját weboldallal vagy egy profillal valamelyik közösségi média oldalon. A vállalkozás sikerének, ismertségének és hatékonyságának növeléséhez az online jelenlét kiépítése nélkülözhetetlen. Ehhez pedig nemcsak a saját weboldal vagy a különböző közösségi média oldalakon való jelenlét tartozik, hanem az emailen keresztül történő kommunikáció is.
Mind a mai napig az egyik legelterjedtebb marketing és kommunikációs eszköz az elektronikus levél/hírlevél küldés. Sok esetben látjuk azonban, hogy egy kisvállalkozás vagy kezdő vállalkozó, a népszerű és ingyenesen elérhető Gmail fiókot (vagy más ingyenes email szolgáltatót) választja, hogy azon keresztül kommunikáljon.
Azonban egyre több vállalkozás ismeri fel, hogy sokkal professzionálisabb, megbízhatóbb és hatékonyabb, ha saját céges email címet használ.
Ebben a bejegyzésemben összegyűjtöttem mindazokat az előnyöket, amik miatt érdemes saját céges email címet használnod a Gmail és társai helyett. Azt is megmutatom, hogyan hozhatsz létre néhány egyszerű lépésben olyan egyedi email címet, mint: info@vallalkozasneve.hu.
Ha neked eddig Gmail fiókod volt itt az ideje lecserélned!
Miért fontos a céges email cím?
Az emailek fontosságát mi sem bizonyítja jobban, mint az, hogy 2022-ben több, mint 4,3 milliárd főre nőtt az emailt használók száma az egész világon. 2025-re pedig már 4,6 milliárd főre becsülik. Ez a világ várható népességének több, mint a felét teszi ki!
Szintén érdekes statisztikai adat, hogy 2022-ben egyetlen nap alatt 333,2 milliárd emailt küldtek egymásnak az emberek – amit 2025-re 375 milliárd darabra jósolnak.
A vállalkozások életében is nagy szerepet játszik ez a kommunikációs forma. Egy saját céges email segítségével könnyen figyelemmel kísérhetjük a projektjeinket, kategorizálhatjuk a különböző típusú levelezéseket. Tarthatjuk a kapcsolatot az ügyfeleinkkel, partnereinkkel, alkalmazottainkkal.
Tehát nemcsak esztétikai szerepe van egy céges emailnek, hanem a vállalkozásunk hatékonyságát is növelhetjük vele.
De nézzük meg alaposabban is az előnyöket!
A céges email cím előnyei
Professzionális megjelenés és hitelesség:
Az Entrepreneur által még 2023-ban készített felmérés szerint a válaszadók 74%-a szerint egy cégnek megbízhatónak és hivatalosnak kell látszania, amihez a saját domain névvel ellátott email címek is hozzájárulnak.
Az ügyfeleknek és a partnereknek egyaránt professzionálisabban hangzik egy info@vallalkozasneve.hu címről érkező email, mint egy olyan, amit gmailről küldtek. És ez növelheti az üzleti kapcsolatok kialakításának esélyét is!
Az emberek nagy hányada nemcsak jobban bízik egy üzleti email címmel rendelkező vállalkozásban, de kételkedik is az olyanok megbízhatóságában, akik nem ilyenről kommunikálnak.
Ennek pedig oka van – ugyanis ingyenes email címet bárki pár perc alatt létrehozhat magának. Könnyedén regisztrálhat és küldhet emaileket akármelyik cég nevét felhasználva. A @ jel elé azt írnak be, amit csak akarnak és így könnyedén vissza is élhetnek a vállalkozásod nevével.
Ezzel szemben, ha a saját domaineddel ellátott email címet használod kommunikációra, akkor ezzel a vásárlóid felé is jelzed, hogy ez a hivatalosa csatorna, ne dőljenek be a félrevezető emaileknek. És még le is véded magad a csalókkal szemben – mert a domain neved csak a tiéd!
Márkaépítés és azonosíthatóság:
A márkaépítés egyik formája az emailen keresztül folytatott kommunikáció. Ez lehet az ügyfélszolgálattól érkező email, hírlevél vagy tájékoztató email, de ide sorolhatjuk a partnerekkel folytatott levélváltásokat is.
Nemcsak a levél tartalma, esztétikai megjelenése fontos, de a feladó címe is, ami igen kicsi részletnek tűnik ám annál fontosabb!
A HubSpot kutatása szerint az emberek 64%-a az alapán szűri meg a leveleit és dönti el, hogy foglalkozzon-e vele, hogy ki az üzenet feladója. A feladó beazonosításának egyik kulcsfontosságú eleme az email cím. Ezt biztosan már saját magadon is tapasztaltad. Hogyha nem látod ki a levél feladója, vagy nem megbízható az email cím elképzelhető, hogy inkább törlöd, vagy félre söpröd, hogy majd később foglalkozol vele.
Ha már rendelkezel saját weboldallal, akkor a domain neved már adott, innentől kezdve pedig létrehozhatod a saját céges email címedet is. Ez a legtöbb tárhelyszolgáltatónál ingyenes és te magad is megtudod csinálni, nem kell hozzá segítséget kérned.
Ezt követően pedig ingyenesen építheted a márkádat a későbbiekben!
Adatbiztonság:
A GDPR bevezetését követően ma már minden vállalkozónak kötelezően meg kell védenie és biztonságosan kell tárolnia a hozzá beérkező személyes adatokat. Ide tartoznak az emailek, az azokban foglalt nevek, címek, telefonszámok, bankkártyaadatok, stb – minden olyan adat, amit megosztanak veled az ügyfeleid.
A Cybersecurity Ventures 2023-as jelentése szerint az adatsértések száma tovább fog növekedni a jövőben. A 2025-ös évre közel 10,5 trillió dolláros károkozást jósolnak a világ vállalatainak, amik ehhez kapcsolhatók.
A céges email címek általában magasabb biztonsági szintet biztosítanak. Miért? Ebben az esetben az adatok a saját szervereden, a saját tárhelyeden találhatóak, amik felett csak te rendelkezel. Maximum még olyan munkatársad, akinek hozzáférést adsz.
Ezzel szemben a Gmail esetében az adatokat a gmail.com-os email címeden tárolod, amihez a Google bármikor hozzáférhet. Ez által felhasználhatja azokat reklámozásra, célzott hirdetésekre.
Ezt mindenképpen érdemes szem előtt tartanod, mert ebben az esetben nemcsak a saját adataid, de az ügyfeleid, partnereid adatai is kiszivároghatnak.
Hatékonyabb kommunikáció és munkavégzés:
A céges email címek a fentiek mellett hozzájárulnak az üzleti folyamatok nyomon követeséhez és a hatékonyabb kommunikáció kialakításához. A HubSpot 2021-es kutatása alapján az alkalmazottak átlagosan napi 126 emailt küldenek és fogadnak.
Egy specifikus céges email címmel nyomon követhetőek az éppen futó projektek, kategorizálhatók a feladatok, ezzel pedig javíthatjuk a hatékonyságunkat a vállalkozásunkon belül.
Hírlevélküldés:
A korábban már említett adatokból nagyon jól látszik, hogy az email küldés, és ehhez kapcsolódóan az email marketing milyen kiemelkedő szerephez jut mind a mai napig. Nemcsak, hogy csökkenne a létjogosultsága, de egyre inkább növekszik.
Ha te magad is szeretnél akár már most, vagy a későbbiekben hírlevelet küldeni az ügyfeleidnek, érdeklőidnek, akkor mindenképpen szükséged lesz egy céges email címre.
A Gmail erősen korlátozza a lehetőségeidet ezen a téren – ingyenes fiókból jelenleg maximum 500 főnek küldhetsz ki egyszerre üzenetet. Egy nap alatt pedig maximum 500 emailt küldhetsz ki.
Így tehát, ha nem szeretnéd lekorlátozni és ezzel megnehezíteni a saját munkádat, akkor igenis létre kell hoznod egy profi céges email címet.
Ügyfélszolgálat és növekedés:
Az egyedi email címek lehetővé teszik, hogy személyre szabottabb ügyfélszolgálatot nyújtsunk a vállalkozásunkkal. Hogyan?
A különböző részlegeknek egyedi email címeket létrehozva (mint például support@vallalkozasneve.hu, konyveles@vallalkozasneve.hu) a vásárlóink tudni fogják hova forduljanak a felmerülő problémáikkal. Ezzel pedig a kapcsolat megerősítéséhez és a bizalom kiépítéséhez is hozzájárulhatunk!
Mindemellett a céges email rendszerek lehetővé teszik, hogy a vállalkozás növekedésekor az új munkatársaknak, az pozícióknak megfelelően egyedi email címeket hozzunk létre. Ezzel segíthetjük kollégáink munkavégzését és hatékonyabbá tehetjük a kommunikációs folyamatokat is – a növekedéssel járó feladatok, kihívások egy részét is megkönnyíthetjük.
Hogyan hozhatsz létre egyedi céges email címet
Ehhez szükséged lesz egy domainre és egy tárhelyre – ha van saját weboldalad, akkor ezek már a rendelkezésedre állnak. Lépj be a tárhelyed kezelőfelületére a cPanelon keresztül – a belépéshez szükséges információkat a tárhely megvásárlásakor kellett megkapnod a szolgáltatódtól.
Ha beléptél keresd meg az „E-mail” felirattal ellátott dobozt és kattints az „E-mail fiókok” részre. Itt kattints a kék színű mezőben lévő „Létrehozás” gombra.
A megjelenő ablakban a „Tartomány” részen válaszd ki azt a domaint, amit használni szeretnél – ha csak egy domained van, akkor ezt automatikusan fogja feldobni neked a rendszer. Ez a rész fog megjelenni a @ jelet követően.
A felhasználónévhez írd be azt, amit szeretnél, hogy a @ jel előtt legyen, például: info@, hello@, help@). Majd adj meg egy jelszót – itt generáltathatsz is magadnak egyet. Az „Opcionális beállítások” résznél kiválaszthatod, hogy mennyi tárhelyet foglaljon el az email cím, pl. 250 MB.
Ezt követően kattints a „Létrehozás” gombra. És már kész is vagy!
Használatba is veheted az elkészült email címedet. Ezt megteheted akár egy külső email kliensen keresztül (pl. Outlook), vagy a cPanelen keresztül, de összekötheted a gmaillel vagy egy céges email rendszerrel is.
Amennyiben pedig szeretnéd, hogy még professzionálisabb legyen a megjelenésed, akkor készíthetsz magadnak egy látványos és egyedi email aláírást is. Ezzel egységessé teheted a megjelenésedet. Ha érdekel kattints ide, itt megmutatom, hogyan készítheted el ingyenesen.
Összefoglalás
Bízom benne, hogy elég érvet és indokot soroltam fel neked amellett, hogy miért érdemes saját céges email címet használnod a jövőben. Sokszor olyan aprónak tűnő dolgoknak is lehet nagy jelentősége, mint az email címünk és az aláírásunk.
Jó, ha tudod, hogy ezzel nemcsak a márkádat tudod majd építeni, de segít majd neked a kommunikációban és az ügyfelek bizalmának kiépítésében is. Összességében tehát megéri befektetni és váltani!
Kíváncsi vagy a Webtervezde háza táján zajló eseményekre, mindennapokra, éppen aktuális munkáimra? Akkor kövess Facebookon és Instagramon is!
A Webtervezde szolgáltatásairól bővebben itt találsz információt, további hasznos tartalmakért pedig látogass el ide.
Ha pedig úgy határozol bizalmat szavazol nekem, hogy közösen dolgozhassunk, úgy írj egy üzenetet az info@webtervezde.hu címre és beszéljünk a terveidről!