Kapcsolatfelvételi űrlap elhelyezése a weboldalon általános és természetes megoldásnak számít – sűrűn találkozunk vele. Mindamellett, hogy az érdeklődők egyből feltehetik kérdéseiket, számos további pozitív hatással, előnnyel jár, amikről jó, ha tudsz!

Ebben a bejegyzésben a kapcsolatfelvételi űrlapok témakörét járjuk körbe – megmutatom milyen típusú űrlapokat használhatsz és hogyan egyszerűsíthetsz bizonyos folyamatokat.

Ha eddig nem volt az oldaladon, akkor itt az ideje, hogy Te is használd ezt a módszert!

Miért fontos, hogy legyen kapcsolatfelvételi űrlapod?

Egy weboldalon ajánlott több kapcsolatfelvételi lehetőséget is biztosítani az érdeklődők részére – nem vagyunk egyformák, van, aki telefonon szeret érdeklődni és van, aki emailt írna inkább. A legtöbb esetben ennek megfelelően email cím és/vagy telefonszám szerepel egy oldalon.

Telefonon történő érdeklődés általában időhöz/nyitva tartáshoz kötött, így nem feltétlen tudjuk 0-24 feltenni kérdéseinket, vagy éppen nem is szerepel telefonos elérhetőség/ügyfélszolgálat az oldalon (szolgáltatás/szolgáltató függő is). Elfordulhat az is, hogy első próbálkozásra nem elérhető az adott személy/vállalkozás, így nem kapunk választ az azonnal felmerülő kérdéseinkre. Legnagyobb igyekezet ellenére is elveszhet a megkeresések között a mi érdeklődő hívásunk – van, aki többször már nem is próbálkozik.

Email címre történő üzenetküldésnél pedig sűrűn előfordul, hogy rosszul írják/másolják be az adatokat levelezőrendszerükbe az érdeklődők, így pedig nem ér célba az üzenetük, azaz elveszítjük őket!

A hatékony és hibamentes kapcsolatfelvétel egyik elengedhetetlen eszköze az űrlap – segítségével azonnal és egyszerűen megadhatók az adatok, ezáltal könnyedén kapcsolatba tudnak Velünk lépni az érdeklődők.

Milyen előnyökkel jár egy kapcsolatfelvételi űrlap?

• Feltüntethetsz plusz információkat az adott termékre/szolgáltatásra vonatkozóan, így nem kell külön megkeresnie a látogatónak ezeket.

• Segítségével a látogatók, az adott termék/szolgáltatás iránt érdeklődők rögtön leírhatják kérdéseiket, a kitöltést követően pedig azonnal elküldhetik azokat számunkra.

• Könnyedén ösztönözheted az érdeklődőket kérdéseik feltevésére, amik megfogalmazódnak benne míg a weboldalunkon böngésznek.

• Szegmentélhatod az érdeklődőket termék kategóriák/szolgáltatások szerint például egy ‘Melyik szolgáltatás iránt érdeklődik?’ mező elhelyezésével. A szükséges információkat egyszerre el lehet kérni, így gyorsíthatod/könnyítheted a kommunikációs folyamatot.

• Ha egyszerű felvenni Veled a kapcsolatot és gyorsan is reagálsz a megkeresése azzal növelheted az ügyfélelégedettséget és a bizalmat.

• Az adott űrlapot kitöltőkkel a későbbiekben is felveheted a kapcsolatot, ajánlhatsz személyre szabott megoldásokat, értesítheted a legújabb akciókról, újdonságokról – hírlevelet küldhetsz számukra. Persze ennek is megvan a maga módja és folyamata!

Mire használhatsz egy kapcsolatfelvételi űrlapot?

Az űrlapok használatának nagyon sok célja lehet, gondolod végig, hogy mit szeretnél vele elérni (ajánlatkérést, rendelést, hírlevél feliratkozást stb.) és annak megfelelően alakítsd ki (tartalom, bekért adatok, design stb.) és helyezd el az oldalon.

Az alábbiakban összegyűjtöttem néhányat az általánosabb funkciójú, egyben leggyakoribb felhasználási módok közül, amik irányt mutathatnak a sokrétű felhasználáshoz.

Kapcsolatfelvétel/segítség/hírlevél/ajánlatkérés:

• Általános kapcsolatfelvétel: Ezek a legegyszerűbb típusúak – néhány alapvető adat bekérésével (név, telefonszám, email cím), tárgy és üzenettörzs résszel vannak ellátva.
  
  Ennek célja, hogy a legegyszerűbb és legkönnyebb módon tegyék fel kérdéseiket az érdeklődők, léphessenek kapcsolatba a vállalkozással. Vállalkozás függő, de akár még egy plusz melléklet csatolási (fotó számára) lehetőséggel is kiegészíthető.

• Hírlevél: A hírlevélre történő feliratkozás is űrlappal történik. Ebben az esetben a név és email cím megadása után (és persze a kötelező elemeket követően – erről később lesz szó) már meg is történik a feliratkozás. Itt is fontos, hogy ne legyen túl bonyolult a feliratkozás lehetősége – törekedjünk az egyszerűségre.

• Technikai segítség/support: Előfordulhat, hogy az oldalunkra látogatónak speciálisabb kérdése vagy problémája akadt valamelyik termékünkkel/szolgáltatásunkkal kapcsolatban. Ilyenkor létrehozhatunk egy technikai segítséget nyújtó/support kapcsolatfelvételi űrlapot.
  
  Ebben bekérhetünk olyan adatokat is, mint cikkszám, terméktípus, vásárlás időpontja és szövegdoboz. Ugyanúgy kiegészíthető melléklet csatolási lehetőséggel, ahol a termékről tölthetnek fel képet. Vállalkozástól függően plusz extra mezőkkel is kiegészíthető igény szerint, ami segíti a technikai segítséget/supportot nyújtó kollégák munkáját a probléma feltárásában.

• Árajánlatkérés/előzetes igényfelmérés: Árajánlatkérő/igényfelmérő űrlapok segítségével feltérképezhetjük, hogy melyik és milyen típusú szolgáltatásunk iránt érdeklődnek a látogatók, miben kérik a segítségünket, milyen munkafolyamatokra lenne szükségük. Az alapvető adatokon kívül (név, email cím, telefonszám), specifikusabb kérdéseket is feltehetünk – jelölő négyzetes, vagy legördülő listából kiválasztható formájú válaszadási lehetőséggel.
  
  Ezek segítségével gyorsíthatjuk a kitöltést, hiszen nem kell annyit gépelni, mégis minden információ a rendelkezésünkre áll, ami az ajánlatadáshoz szükséges. A beérkező információk alapján elkészíthetjük ajánlatunkat, amit a megadott elérhetőségek segítségével megoszthatunk az érdeklődőkkel. Amennyiben pedig további egyeztetés szükséges, úgy már megvannak a látogató elérhetőségei a további sikeres kapcsolatfelvételhez.

Regisztráció/jelentkezés:

• Regisztráció/jelentkezés: Előadásokra, rendezvényekre, különböző tanfolyamokra való jelentkezésekhez is használhatunk űrlapokat. Ilyenkor a már ’megszokott’ adatokra vonatkozó kérdéseken kívül, elhelyezhetünk legördülő listás, vagy jelölőnégyzetes mezőket is. Ezek segítségével lehetőséget adhatunk az előadás pontos időpontjának/rendezvény típusának megválasztására.
  
  Amennyiben a rendezvényen való részvétel kifizetéshez (előre utaláshoz/vásárláshoz) kötött úgy további, a számlázási adatokra vonatkozó részekkel is kiegészíthető. A kitöltését követő visszaigazoló emailben pedig elküldhetjük a banki utaláshoz szükséges adatainkat.
  
  Az utalást követően a számlát/egyéb, a rendezvénnyel kapcsolatos információt/ tájékoztatást is elküldhetjük a regisztráló személyeknek, a már meglévő adatok ismeretében.

Megrendelések/foglalások/vélemények:

És most nézzünk néhány példát a speciálisabb, összetettebb űrlapok használatára is. Ezeket is bátran alkalmazhatod!

• Termék/szolgáltatás megrendelése/foglalások: Termékek/szolgáltatások megrendeléséhez, különféle foglalások (pl. szállásfoglalás) felvételéhez is használhatunk űrlapot a weboldalunkon. Termék/szolgáltatás megrendelés esetén a kapcsolati adatokat követően beilleszthetünk a számlázásra/szállításra vonatkozó, valamint a termékre vonatkozó specifikusabb mezőket is (kiválasztott termék neve, típusa, színe, cikkszáma, darabszám stb.).
  
  A visszaigazoló email itt is tartalmazhat a banki utalásra, szállítás idejére vonatkozó információkat.
  
  Foglalási űrlap esetében elegendő lehet egy egyszerű szövegmező is, ahol az érdeklődő leírja, mikor szeretne nálunk foglalni. Vagy elhelyezhetünk egy összetettebb űrlapot, ahol a megjelenő opciók (előre meghatározott időpontok, vendégek száma, speciális kérések stb.) közül választhat a kitöltő. Ezeket megjeleníthetjük legördülő lista segítségével, vagy jelölőnégyzetekkel.

• Vélemény/visszajelzés: Vélemény/visszajelzés kérése a vásárlóktól már egy bevett szokásnak számít. Segítségével pontos képet kaphatunk arról mi az, amivel elégedett volt az ügyfél és mi az, amivel nem. Probléma esetén felvehetjük vele a kapcsolatot és alaposabban is kivizsgálhatjuk a helyzetet. Ezáltal fejleszthetjük termékünk/szolgáltatásunk minőségét.
  
  Mindemellett a beérkező vélemények/visszajelzések remekül használhatóak a weboldalon referenciaként is.
  
  Űrlapok segítségével ez is kivitelezhető. A kapcsolatba lepési lehetőségeken kívül, kiegészíthetjük a termékre/szolgáltatásra vonatkozó egyéb kérdésekkel (mennyire volt elégedett a vásárlás folyamatával, a termék minőségével, a kommunikációs folyamatokkal, a kiszállítás sebességével stb.).
  
  Ezeket kérhetjük, hogy írja le az ügyfél, de sokkal egyszerűbb és gyorsabb módja ennek, ha valamilyen értékelő rendszert (1-5 pontok közötti értékelés, csillagos értékelés) építünk be. Itt is elhelyezhetünk fájl feltöltési/csatolási lehetőséget.

• Felmérés: Különböző felmérések, kérdőíves kutatások lebonyolítására is alkalmazhatunk űrlapokat. A felmérés összetettségétől/céljától függően lehet egyszerűbb jelölőnégyzetes/legördülő listás, vagy szövegdobozokkal ellátott, ami komplexebb válaszadásra ad lehetőséget.
  
  Kapcsolatfelvételi űrlapunkon is elhelyezhetünk felmérésre vonatkozó kérdéseket, mint például: Honnan hallottál Rólunk? Mi alapján választottál Minket? Ezzel plusz információkhoz juthatunk arra vonatkozóan, hogy melyik csatornánkról (Facebook, Instagram, Google Ads hirdetés stb.) vonzottuk be az ügyfelet, melyik segítségével jutott el hozzánk. Ezzel is fejleszthetjük vállalkozásunkat.

Fontos elemek, szempontok, tippek

Ha űrlapot használsz a weboldalon bizonyos kötelező elemekről is fontos, hogy említést tegyünk. Ezeket érdemes még tudnod a témakörben:

• Minden űrlap esetében kell, hogy legyen egy extra plusz ’kipipálható’ jelölődoboz az adatkezelési tájékoztató elfogadására vonatkozóan (a hatályos GDPR törvények értelmében). A kitöltő személy saját maga döntheti el, hogy hozzájárul-e az adatai feldolgozásához, kezeléséhez és további folyamatok használatához – az adatvédelmi nyilatkozatban foglaltak szerint.
  
  Az adatvédelmi nyilatkozatról bővebben ebben a cikkben írtam.

• Továbbá kiegészíthető egy plusz jelölődobozzal, ami a hírlevél küldésre vonatkozik – amivel beleegyezhet, hogy a későbbiekben ajánlatokról, akciókról stb. küldjünk hírlevelet számára.

• Űrlap használatakor törekedjünk arra, hogy az jól olvasható, átlátható és könnyen kitölthető legyen. A túl bonyolult és hosszadalmas kitöltés elriaszthatja az érdeklődőket.

• Érdemes beállítani egy plusz üzenetet, ami a kitöltés után jelenik meg, vagy egy automata email formájában, ami biztosítja a kitöltőt, hogy megkaptuk az üzenetét. Pl. ’Köszönjük üzenetedet, kollégánk 24 órán belül felveszi Veled a kapcsolatot!’.
  
  Ezzel nemcsak arról adsz tájékoztatást, hogy az űrlap működik, az üzenete célba ért, hanem plusz információt is szolgáltatsz a feldolgozásra módjára/mikéntjére vonatkozóan. Ezek mind hozzájárulnak az ügyfélelégedettséghez és a bizalom növeléséhez (erről itt és itt is írtam).

Összefoglalás

A fentiekből láthatod mennyi előnnyel jár és milyen sok feladatra használhatsz egy kapcsolatfelvételi űrlapot (célodnak megfelelően). Megkönnyíthetsz és gyorsíthatsz bizonyos folyamatokat, amit az előnyödre fordíthatsz!

Törekedj arra, hogy egyértelmű, könnyen kitölthető, jól olvasható legyen az érdeklődők számára. Minél egyszerűbben lehet felvenni veled a kapcsolatot annál többen fognak élni ezzel a lehetőséggel.

Ha csak email/telefonszám kerül feltüntetésre a weboldaladon elveszíthetsz ajánlatkéréseket, mert nem mindenki fog telefonálni, vagy emailt írni neked. Ne hagyd, hogy elvesszenek az érdeklődők – használd ki az űrlap előnyeit!

Segítségre van szükséged? Szeretnél olyan weboldalt, ami űrlappal van ellátva? Írj egy üzenetet az info@webtervezde.hu címre és én segítek!

Kövesd a Webtervezde híreit, mindennapjait Facebookon és Instagramon is!